Notariat+
PROZESS- UND IT-SERVICES FÜR SICHERE NOTARSTELLEN
In Notariaten arbeiten Sie mit sensiblen Daten und unter hoher Verantwortung. Damit Sie sich auf Ihre notarielle Arbeit konzentrieren können, braucht es klare Abläufe, stabile Systeme und eine IT, auf die jederzeit Verlass ist. Mit unseren Servicepaketen für Notarstellen verbinden wir branchenpezifisches Prozesswissen und IT-Expertise zu Strukturen und Lösungen, die auf den Vorgaben der BNotK basieren und im Alltag entlasten.
In vielen Kanzleien sind Prozesse über Jahre gewachsen. Soft- und Hardware passt nur noch teilweise. Anforderungen an IT-Sicherheit und Datenschutz steigen, während im Tagesgeschäft kaum Zeit bleibt, sich strukturiert darum zu kümmern.
Hier setzen wir an.
Wir analysieren gemeinsam Ihre Abläufe und IT-Infrastruktur, ordnen, priorisieren und setzen um. Schritt für Schritt und entlang Ihrer tatsächlichen Arbeitsweise. Nicht mit vorgefertigten Lösungen, sondern mit einem klaren Blick auf das, was Ihr Notariat wirklich braucht.
Wovon Ihr Notariat
profitiert
Unsere Services basieren auf praktischer Erfahrung aus der Arbeit mit Notariaten. Wir kennen die Anforderungen, wir wissen um die Herausforderungen. Natürlich ist jede Notarstelle individuell. Deshalb verstehen wir Ihre vorhandenen Strukturen und Abläufe bevor wir sie sinnvoll weiterentwickeln – damit Ihr Notariat davon täglich profitiert.
Unsere Services
Unsere Leistungen sind modular aufgebaut und orientieren sich an der konkreten Situation Ihrer Notarstelle. Sie entscheiden, an welchem Punkt Sie ansetzen wollen und welche Themen im Fokus stehen.
Unabhängig davon, ob Sie sich für einen oder für alle Services entscheiden, haben wir einen Anspruch: rechtliche und organisatorische Vorgaben sicher umsetzen, Abläufe spürbar vereinfachen und Kosten nachvollziehbar steuern.
Wenn Abläufe über Jahre wachsen, entsteht Routine. Vieles funktioniert, manches wird hingenommen. Entscheidungen werden im Alltag getroffen, oft ohne den Raum, Prozesse bewusst einzuordnen. Genau hier liegt das Risiko: Unklarheiten bleiben unsichtbar, Optimierungspotenziale ungenutzt und Entscheidungen basieren auf Annahmen statt auf Überblick.
Der ISMO Notariats-Scan schafft diesen Überblick. Er macht sichtbar, wie Abläufe tatsächlich gelebt werden, wie Zuständigkeiten verteilt sind und wie Prozesse, Menschen und IT im Arbeitsalltag zusammenspielen. Das Ergebnis: Eine belastbare Grundlage für sinnvolle, zukunftsfähige Entscheidungen.
Unser Scan folgt einem klaren, erprobten Ablauf:
1. Vorbereitung und Zielklärung
Im Erstgespräch schildern Sie Ihre Situation. Wir erfassen Ihre Wünsche und Ziele und wählen geeignete Methoden für die Analyse aus.
2. Analyse und Datenerhebung
Wir untersuchen Ihre Abläufe und Prozesse – analog und digital – und sammeln erste Ideen. Dafür setzen wir auf Gespräche, Workshops, Interviews und Beobachtung im Arbeitsalltag, ohne dabei aufdringlich zu sein.
3. Maßnahmenplan und Strategie
Wir erarbeiten konkrete Handlungsempfehlungen. Dafür vergleichen wir die Analyseergebnisse mit bewährten Referenzmodellen aus der Notariatspraxis und bewerten Stärken und Schwächen. Dadurch schaffen wir Überblick und ordnen ein. Daraus ergibt sich eine klare Reihenfolge: Was lässt sich kurzfristig verbessern. Und was braucht eine strategische Entscheidung.
4. Umsetzung und Begleitung
Wir begleiten die Umsetzung des Maßnahmenplans – oder übernehmen sie vollständig.
5. Betreuung und Support
Auch nach der Umsetzung bleiben wir an Ihrer Seite. Wir begleiten den laufenden Betrieb, ordnen neue Anforderungen ein und unterstützen dort, wo im Alltag Fragen entstehen oder Anpassungen notwendig werden.
Was Sie aus dem ISMO Notariats-Scan mitnehmen
- Klarheit über Ihre Prozesse und Abläufe
- Eine belastbare Entscheidungsgrundlage für weitere Schritte
- Konkrete Quick Wins ebenso wie mittel- und langfristige Themen
- Eine strukturierte Roadmap, die Orientierung gibt
Drei Minuten, sieben Fragen, vollständig anonym:
Unser interaktiver Fragebogen gibt Ihnen in kurzer Zeit eine erste Einschätzung, ob Ihr IT-Sicherheitsstatus den Anforderungen der Bundesnotarkammer entspricht oder Handlungsbedarf besteht.
Ihre IT läuft. Maßnahmen sind umgesetzt. Vorgaben sind bekannt. Was im Alltag trotzdem schwer zu beantworten ist: Trägt das Sicherheitsniveau als Ganzes? Oder gibt es Lücken zwischen Zuständigkeiten, Abläufen und Technik? Denn ein stabil wirkender Betriebsalltag ist kein belastbarer Nachweis für ein durchgängig wirksames Sicherheitsniveau. Schwachstellen bleiben im Alltag unauffällig. Sichtbar werden sie häufig erst, wenn Ausnahmen eintreten oder der Ernstfall: ein Cyberangriff.
Genau hier setzt das ISMO IT-Sicherheits-Assessment an. Es schafft eine fundierte Standortbestimmung Ihrer Informationssicherheit – technisch und organisatorisch. Wir betrachten nicht nur Regeln und Dokumente, sondern auch, wie Informationssicherheit im Alltag tatsächlich umgesetzt wird: Zuständigkeiten, Abläufe, Schnittstellen und IT.
Die Einordnung erfolgt entlang der geltenden Anforderungen für Notarstellen. Maßgeblich sind dabei die Vorgaben der Bundesnotarkammer zur IT-Sicherheit sowie gesetzliche und berufsrechtliche Anforderungen. Ergänzend nutzen wir anerkannte Standards der Informationssicherheit wie DIN ISO 27001 und – wo es zur Strukturierung beiträgt – etablierte Prüflogiken wie TISAX®, ohne den Notariatsalltag mit Theorie zu überfrachten.
Das Assessment wird an einem Tag vor Ort durchgeführt – strukturiert, konzentriert und so gestaltet, dass der Betrieb weiterlaufen kann. Dabei folgen wir einem klaren, erprobten Ablauf:
1. Vorbereitung und Zielklärung
Im Erstgespräch klären wir Ihre Ausgangslage, den Fokus und den Umfang. Wir stimmen ab, welche Themen Priorität haben.
2. Organisation und Arbeitsalltag
Wir prüfen Rollen, Verantwortlichkeiten und zentrale Sicherheitsabläufe: Was ist geregelt? Was funktioniert im Alltag? Wo entstehen Grauzonen – zum Beispiel bei Vertretung, Berechtigungen oder Datenaustausch?
3. Technische Bestandsaufnahme
Wir verschaffen uns ein Bild der IT-Sicherheitsmaßnahmen im vereinbarten Umfang – praxisnah und nachvollziehbar. Dabei prüfen wir, ob Schutzmaßnahmen zusammenpassen oder an kritischen Stellen Lücken entstehen.
4. Bewertung und Einordnung der Risiken
Wir gleichen die Ergebnisse mit den Anforderungen ab, machen Abweichungen sichtbar und ordnen Risiken so ein, dass Entscheidungen möglich werden: Was ist kritisch? Was ist wichtig, aber planbar? Was kann in der aktuellen Form bestehen bleiben?
5. Ergebnisbericht und priorisierte Empfehlungen
Im Anschluss bereiten wir die Ergebnisse strukturiert auf. Sie erhalten einen klaren Bericht mit Bewertung identifizierter Schwachstellen, nachvollziehbarer Risikoeinordnung und einem priorisierten Maßnahmenplan – inklusive einer pragmatischen Reihenfolge: Was zuerst und warum.
Gerne unterstützen wir anschließend auch bei der Umsetzung der identifizierten Maßnahmen – technisch, organisatorisch und innerhalb der IT-Infrastruktur.
Was Sie aus dem IT-Sicherheits-Assessment mitnehmen
- Klarheit, wo Ihre Informationssicherheit heute steht – nicht nur Bauchgefühl
- Sicherheit im Umgang mit Vorgaben der Bundesnotarkammer sowie gesetzlichen und berufsrechtlichen Anforderungen
- Eine belastbare Grundlage für Entscheidungen, Investitionen und nächste Schritte
Notariatssoftware ist ein zentrales Werkzeug im Arbeitsalltag. Ihre Wirkung entfaltet sie dann, wenn sie Abläufe zuverlässig abbildet. In der Praxis entstehen sonst Umwege: Vorgänge werden „um das System herum“ organisiert, Zuständigkeiten sind nicht überall sauber abgebildet. Das bindet Zeit, schafft Unsicherheit und macht Veränderungen unnötig schwer.
Genau hier setzt ISMO an. Wir unterstützen Sie bei der Auswahl, Weiterentwicklung oder Ablösung Ihrer Notariatssoftware – mit einem klaren Ausgangspunkt: Ihren tatsächlichen Abläufen. Wir spiegeln diese an einem Referenzprozessmodell und übersetzen fachliche sowie organisatorische Anforderungen in eine Lösung, die im Alltag tragfähig ist.
Auf Basis unserer Erfahrung arbeiten wir mit einer evaluierten Auswahl gängiger Notariatslösungen. Welche Software für Ihre Notarstelle passt, klären wir entlang Ihrer Prozesse, Rahmenbedingungen und Ziele – damit Entscheidungen auf einer klaren Grundlage stehen.
So gehen wir vor:
Beratung und Evaluation
Gemeinsam klären wir, welche Anforderungen Ihre Notarstelle heute und perspektivisch an eine Software stellt. Grundlage sind Ihre Abläufe, Zuständigkeiten und Erfahrungen mit dem bestehenden System. Auf dieser Basis bewerten wir die Eignung ausgewählter Notarsoftware-Anbieter und empfehlen den sinnvollsten Weg: Optimierung, Einführung oder Wechsel.
Konfiguration entlang Ihrer Arbeitsweise
Damit Software im Alltag wirklich unterstützt, passen wir sie gezielt an Ihre Abläufe an. Dazu gehören strukturierte Vorgänge, klare Rollen und nachvollziehbare Ablage- und Vorlagenstrukturen. Die Umsetzung erfolgt auf Basis einer bewährten Grundstruktur, die wir auf Ihre Notarstelle zuschneiden.
Migration und Übergang
Bei einem Softwarewechsel begleiten wir die strukturierte Übernahme relevanter Daten, Dokumente und Vorlagen. Ziel ist ein Übergang, der Arbeitsfähigkeit erhält und Mitarbeitende strukturiert in die neue Arbeitsweise begleitet – mit klaren Schritten, abgestimmten Zeitfenstern und einer Einführung, die im Alltag tragfähig ist.
Was Sie aus der Zusammenarbeit mitnehmen
- Software, die Abläufe abbildet, statt sie zu diktieren
- Klare Strukturen, weniger Umwege und dadurch weniger Reibung im Tagesgeschäft
- Verlässliche Entscheidungsgrundlagen für Auswahl und Investition
- Sicherer, planbarer Übergang bei Systemwechseln – Datenmigration inklusive
- Persönliche Ansprechpartner:innen und verlässliche Begleitung
Ein modernes Notariat braucht eine IT, die funktioniert wie eine Selbstverständlichkeit: sicher, stabil und rechtlich einwandfrei. Mit unserem Servicepaket geben Sie die Verantwortung für den reibungslosen Betrieb Ihrer IT in Expertenhand. Wir sind Ihr zentraler Ankerpunkt: Wir steuern, planen und sichern Ihre digitale Infrastruktur, während Sie sich auf Ihre Beurkundungen konzentrieren.
Damit das im Alltag verlässlich funktioniert, setzen wir auf ein klares Betriebsmodell: definierte Zuständigkeiten, standardisierte Abläufe, planbare Wartung und nachvollziehbare Dokumentation. Sie erhalten eine Betreuung, die Betrieb, Sicherheit und Weiterentwicklung zusammenführt, ohne dass Sie mehrere Dienstleister oder Einzelthemen koordinieren müssen.
Den operativen IT-Betrieb setzen wir gemeinsam mit cynefy um – einem aus ISMO heraus gegründeten IT-Unternehmen, spezialisiert auf IT-Betrieb. ISMO bleibt Ihr zentraler Ansprechpartner und übernimmt Steuerung und Gesamtkoordination. cynefy verantwortet die technische Umsetzung im Betrieb. Für Sie heißt das: klare Zuständigkeiten, ein Ansprechpartner, verlässliche Umsetzung.
Sicher, wirtschaftlich, effizient: Souveräne Cloud als Basis
Der zentrale Baustein unseres Services ist eine souveräne Cloud als Plattform. Die Datenverarbeitung erfolgt nach deutschem und europäischem Recht; Zugriffe aus Drittstaaten sind ausgeschlossen. Vertrauliche Daten bleiben durch klare Berechtigungen, Protokollierung und Datenhoheit unter Ihrer Kontrolle. Die Plattform ist DSGVO-konform – ohne zusätzliche Vertragskonstrukte oder Workarounds – und auf berufsrechtliche Anforderungen von Notariaten ausgerichtet. Sie verbindet hohe Verfügbarkeit mit voller Datenhoheit, reduziert Abhängigkeiten von US-Anbietern und ermöglicht transparentere Betriebskosten, weil Hardwareinvestitionen sinken und IT-Ressourcen nachvollziehbar bereitgestellt werden. Das ist auch nach außen sichtbar: ein verantwortungsvoller Umgang mit Daten als Qualitätsmerkmal für Ihr Notariat.
Wovon Ihr Notariat profitiert:
Wir übernehmen den laufenden Betrieb Ihrer IT und halten Systeme stabil, aktuell und sicher – mit klaren Zuständigkeiten, festem Ansprechpartner und abgestimmten Prozessen für den Notariatsalltag.
Wir betreiben und überwachen Cloud, Netzwerk und Arbeitsplätze so, dass sie zuverlässig funktionieren. Sicherheit ist Teil des Betriebs: strukturierte Zugriffs- und Berechtigungskonzepte, Schutz vor unbefugtem Zugriff und Datenverlust. Dazu gehören regelmäßige Backups und eine Notfallvorsorge mit definierten Wiederanlauf-Schritten. Notarspezifische Software halten wir aktuell und sorgen für stabile Schnittstellen. Für Ihr Team gibt es eine feste Ansprechperson und schnelle Unterstützung. Datenschutz, Dokumentation und Nachvollziehbarkeit sind in den Betrieb integriert und bilden die Grundlage für die Weiterentwicklung Ihrer IT.
Was Sie aus unserem Service mitnehmen
- Einen IT-Betrieb, der zuverlässig läuft und im Alltag keine zusätzliche Koordination erfordert
- Keine operative IT-Arbeit und weniger Abstimmungsaufwand in Ihrer Notarstelle
- Klare Zuständigkeiten statt mehrerer Dienstleister und unklarer Schnittstellen
- IT-Sicherheit, BNotK-basiert, als selbstverständlicher Betriebszustand
- Zeit und Fokus für Ihre notarielle Arbeit statt IT-Koordination
Wichtige Fragen.
Unsere Antworten.
Ist Notariat+ für jedes Notariat geeignet?
Ja. Notariat+ ist so konzipiert, dass es für Notarstellen unterschiedlicher Größe und mit verschiedenen Ausgangslagen geeignet ist. Grundlage ist unsere Erfahrung aus der Zusammenarbeit mit verschiedenen Notariaten.
Gleichzeitig ist uns wichtig: Keine Notarstelle gleicht der anderen. Deshalb arbeiten wir nicht mit starren Konzepten oder vorgefertigten Lösungen. Wir analysieren bestehende Abläufe, Strukturen und Rahmenbedingungen und entwickeln darauf aufbauend passgenaue Maßnahmen. So entstehen Lösungen, die sich in den jeweiligen Arbeitsalltag integrieren lassen – unabhängig davon, ob es um einzelne Fragestellungen oder eine umfassendere Weiterentwicklung und Betreuung geht.
Sind die Module auch einzeln buchbar oder ist Notariat+ nur als Gesamtpaket gedacht?
Die einzelnen Module können unabhängig voneinander gebucht werden. Die Module sind jeweils in sich abgeschlossen. So können Sie gezielt dort ansetzen, wo aktuell der größte Handlungsbedarf besteht.
Gleichzeitig ist ISMO Notariat+ so konzipiert, dass die Module sinnvoll ineinandergreifen. Wenn Prozesse, IT und Sicherheit zusammengedacht werden, entsteht in der Regel die größte Wirkung. Ob ein einzelnes Modul ausreicht oder ein umfassenderer Ansatz sinnvoll ist, hängt von Ihrer Ausgangslage, Ihren Zielen und den bestehenden Strukturen Ihrer Notarstelle ab. Gerne unterstützen wir Sie bei der Einordnung.
Was ist eine souveräne Cloud und warum ist der Wechsel zu einer solchen Cloud sinnvoll?
Mit einer souveräne Cloud werden Daten ausschließlich in europäischen Rechenzentren verarbeitet, wodurch die höchsten Anforderungen an Datenschutz, IT-Sicherheit und Compliance erfüllt sind. Die Kontrolle über Daten, Zugriffsrechte und Betrieb bleibt dabei jederzeit bei der Notarstelle.
Für viele Notariate ist der Wechsel sinnvoll, weil gewachsene IT-Strukturen im eigenen Haus aufwendig zu betreiben sind. Mit einer souveränen Cloud entfallen eigene Serverhardware, Serverräume, Kühlung und Notstromkonzepte. Geräte müssen nicht überwacht, gewartet oder regelmäßig ersetzt werden. Rechenleistung und Speicher stehen bedarfsgerecht zur Verfügung.
Updates, Backups und Sicherheitsmaßnahmen erfolgen automatisch im Hintergrund. Das reduziert den laufenden Aufwand, senkt Kosten und verringert Abhängigkeiten im Vergleich zu einem klassischen Serverbetrieb deutlich – bei gleichzeitig höherer Betriebssicherheit und klar geregelter Datenhoheit.
Was ist eine fraktionelle IT-Leitung und welche Vorteile bringt diese mit sich?
Eine fraktionelle IT-Leitung ist eine externe IT-Führungskraft, die Notarstellen zeitlich begrenzt oder in definiertem Umfang unterstützt. Sie übernimmt Verantwortung für IT-Strategie, Steuerung und Weiterentwicklung, ohne dass eine eigene Vollzeitstelle notwendig ist.
Für Notarstellen bedeutet das: Sie erhalten erfahrene IT-Führung und klare Orientierung, ohne dauerhaft Personal aufbauen zu müssen. Eine fraktionelle IT-Leitung sorgt für strukturierte Entscheidungen, koordiniert Dienstleister, ordnet technische und organisatorische Themen ein und stellt sicher, dass IT-Sicherheit, Betrieb und Weiterentwicklung zusammengedacht werden. So entstehen Führung und Verlässlichkeit in der IT – bedarfsgerecht und wirtschaftlich.
Ist bei einer Zusammenarbeit mit ISMO ein Wechsel des bestehenden IT-Dienstleisters erforderlich?
Nein. Ziel einer Zusammenarbeit mit ISMO ist nicht die Ablösung bestehender IT-Dienstleister, sondern eine bessere Struktur und klare Zuständigkeiten. Vorhandene Dienstleister können weiterhin eingebunden bleiben und werden künftig gezielt gesteuert und koordiniert.
Nur wenn es fachlich sinnvoll ist oder auf ausdrücklichen Wunsch der Notarstelle, empfehlen wir Anpassungen in der Zusammenarbeit. Die Entscheidung liegt dabei immer beim Notariat.
Welche Rolle spielt cynefy in der Zusammenarbeit mit ISMO?
cynefy ist ein IT-Partnerunternehmen aus der ISMO Familie. Für Ihre Notarstelle bedeutet das vor allem eines: zusätzliche, fokussierte Expertise – ohne Mehraufwand für Sie.
Mit Notariat+ bringen wir fundierte Erfahrung in Prozessanalyse, Sicherheitsbewertung und Strukturierung ein. cynefy übernimmt die technische Umsetzung und den stabilen Betrieb der IT. Strategie und Umsetzung greifen so nahtlos ineinander. Für Sie entsteht ein Gesamtpaket, bei dem Analyse, Beratung und Betrieb aufeinander abgestimmt sind – und von dem Sie im Notariatsalltag tagtäglich profitieren.
Sie haben Fragen oder möchten eine
unverbindliche Beratung?
Wir sind gerne für Sie da.
Prof. Dr. Günter Schicker
Managing Director
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